昨年12月、政府・与党は、2022年1月よりスタートした「電子帳簿保存法」に、2年の猶予期間を設けることを発表しました。その背景には、対応が間に合わない中小企業が続出し、財務会計システムの開発会社をはじめとする業界団体が、延長の要望を政界に出した、などの経緯があるようです。
しかし、2年の猶予期間ができたとはいえ、のんびりしてはいられません。2023年10月からはじまるインボイス制度の開始も見据えつつ、2024年1月までには「電子帳簿保存法」の対応を、確実に終わらせる必要があります。
この記事では、電子帳簿保存法の基本的な内容や、財務会計システムの主要3社である、マネーフォワード、Freee、弥生会計、の対応状況について紹介していきます。
そもそも「電子帳簿保存法」とは? 中小企業はなぜ対応が難しいのか
電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿・書類をデータで保存する際のルールを定めた法律です。1998年から施行され、時代の変化に合わせて幾度か改正が行われてきました。
2022年1月に施行された改正法では、電子取引データの紙保存が廃止になりました。改正の目的は、企業のペーパレス化を推進することで、経理事務のコスト削減・生産性向上を加速する狙いがあります。
コロナ禍でテレワークが普及し、財務会計システムのクラウド化もすすむ昨今、ペーパレス化の波が訪れるのは必然のことと思います。しかし一方で、紙ベースの環境からの脱却が困難な中小企業が多いのも実情です。
中小企業のペーパレス化を阻む要因は何でしょうか。企業の実情により様々だと思いますが、例えば、経営者の意識の問題や、社員のITスキルや知識の不足、システムの導入コストなどが考えられます。複数の要因が絡み合っているケースもあるでしょう。
個々にどのような事情があれ、今回の電子帳簿保存法改正は、すべての事業者が対象です。2024年1月の施行に向けて、早め早めに準備しておくことが大切かと思います。
中小企業の具体的な対策方法
ここからは、改正に対して具体的にどのような対策を行うべきか、見ていきましょう。
まず、電子帳簿保存法の保存区分は大きく3つに分かれます。
- (1)電子帳簿保存
財務会計システム等で作成した帳簿や決算書などを、電子データのまま保存することです。 - (2)スキャナ保存
紙で受領・作成した書類をスキャンして保存することです。客先から受領した請求書などが該当します。 - (3)電子取引データ保存
紙でなく、Webやメール上で受領した領収書などの電子データを、電子データの状態で保存することです。これまでは、紙にプリントアウトして保存することが認められていましたが、今後は電子データでの保存がマストになります。
電子データの保存にはいくつかの要件がありますが、中でも「検索機能の確保」と「データの真実性を担保する措置」の対応が少し面倒です。
「検索機能の確保」とは、取引年月日、取引金額、取引先を検索できるようにしなければならないというもの。具体的には、データのファイル名を「20220401_中小企業(株)_310000」などにする、もしくはExcel等で検索簿を作成する方法があります。
「データの真実性を担保する措置」とは、電子データ授受の際に次のいずれかの措置を行うことを指します。
- (1)タイムスタンプが付されたデータを受け取る
- (2)データに速やかにタイムスタンプを押す
- (3)データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受け取って保存する
- (4)不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する
このうち、1.2.についてはタイムスタンプが付与できるシステムが必要になりますし、3.についても新たなシステムを導入する必要があることから、4.の規定の整備が、中小企業にとって最も現実的な選択肢になりそうです。
規定のサンプルは、国税庁のホームページで確認できますので、宜しければご参照ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
財務会計システム主要3社の対応状況
最後に、中小企業で多く導入されている、マネーフォワード、Freee、弥生会計3社の、電子帳簿保存法の対応状況を見ていきましょう。
結論、3社いずれの財務会計システムも、電子帳簿保存法に対応しています。
先ほどご紹介した、3つの保存区分に沿って確認してみましょう。
(1)電子帳簿保存に関しては、もともと、会計帳簿は電子保存されているため問題なし。
(2)スキャナ保存、(3)電子取引データ保存については、各社とも、財務会計システム内に電子データを取り込む機能が備わっています。取り込んだデータは、電子帳簿保存法の要件に従った様式で保存されるため、手入力による煩雑な管理は不要です。
さらに、各社の財務会計システムには、取り込んだデータをAIが読み取って自動仕訳をしてくれる機能が備わっています。これは、事務処理上、非常に効率的かつ有効です。
もし、まだ財務会計システムを導入されていない企業の場合は、今回の電子帳簿保存法改正をきっかけに、導入を検討するのも良いかと思います。
昨年12月、政府・与党は、2022年1月よりスタートした「電子帳簿保存法」に、2年の猶予期間を設けることを発表しました。
その背景には、対応が間に合わない中小企業が続出し、財務会計システムの開発会社をはじめとする業界団体が、延長の要望を政界に出した、などの経緯があるようです。
しかし、2年の猶予期間ができたとはいえ、のんびりしてはいられません。2023年10月からはじまるインボイス制度の開始も見据えつつ、2024年1月までには「電子帳簿保存法」の対応を、確実に終わらせる必要があります。
この記事では、電子帳簿保存法の基本的な内容や、財務会計システムの主要3社である、マネーフォワード、Freee、弥生会計、の対応状況について紹介していきます。
そもそも「電子帳簿保存法」とは? 中小企業はなぜ対応が難しいのか
電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿・書類をデータで保存する際のルールを定めた法律です。1998年から施行され、時代の変化に合わせて幾度か改正が行われてきました。
2022年1月に施行された改正法では、電子取引データの紙保存が廃止になりました。改正の目的は、企業のペーパレス化を推進することで、経理事務のコスト削減・生産性向上を加速する狙いがあります。
コロナ禍でテレワークが普及し、財務会計システムのクラウド化もすすむ昨今、ペーパレス化の波が訪れるのは必然のことと思います。しかし一方で、紙ベースの環境からの脱却が困難な中小企業が多いのも実情です。
中小企業のペーパレス化を阻む要因は何でしょうか。企業の実情により様々だと思いますが、例えば、経営者の意識の問題や、社員のITスキルや知識の不足、システムの導入コストなどが考えられます。複数の要因が絡み合っているケースもあるでしょう。
個々にどのような事情があれ、今回の電子帳簿保存法改正は、すべての事業者が対象です。2024年1月の施行に向けて、早め早めに準備しておくことが大切かと思います。
中小企業の具体的な対策方法
ここからは、改正に対して具体的にどのような対策を行うべきか、見ていきましょう。
まず、電子帳簿保存法の保存区分は大きく3つに分かれます。
- (1)電子帳簿保存
財務会計システム等で作成した帳簿や決算書などを、電子データのまま保存することです。 - (2)スキャナ保存
紙で受領・作成した書類をスキャンして保存することです。客先から受領した請求書などが該当します。 - (3)電子取引データ保存
紙でなく、Webやメール上で受領した領収書などの電子データを、電子データの状態で保存することです。これまでは、紙にプリントアウトして保存することが認められていましたが、今後は電子データでの保存がマストになります。
電子データの保存にはいくつかの要件がありますが、中でも「検索機能の確保」と「データの真実性を担保する措置」の対応が少し面倒です。
「検索機能の確保」とは、取引年月日、取引金額、取引先を検索できるようにしなければならないというもの。具体的には、データのファイル名を「20220401_中小企業(株)_310000」などにする、もしくはExcel等で検索簿を作成する方法があります。
「データの真実性を担保する措置」とは、電子データ授受の際に次のいずれかの措置を行うことを指します。
- (1)タイムスタンプが付されたデータを受け取る
- (2)データに速やかにタイムスタンプを押す
- (3)データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受け取って保存する
- (4)不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する
このうち、1.2.についてはタイムスタンプが付与できるシステムが必要になりますし、3.についても新たなシステムを導入する必要があることから、4.の規定の整備が、中小企業にとって最も現実的な選択肢になりそうです。
規定のサンプルは、国税庁のホームページで確認できますので、宜しければご参照ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
財務会計システム主要3社の対応状況
最後に、中小企業で多く導入されている、マネーフォワード、Freee、弥生会計3社の、電子帳簿保存法の対応状況を見ていきましょう。
結論、3社いずれの財務会計システムも、電子帳簿保存法に対応しています。
先ほどご紹介した、3つの保存区分に沿って確認してみましょう。
(1)電子帳簿保存に関しては、もともと、会計帳簿は電子保存されているため問題なし。
(2)スキャナ保存、(3)電子取引データ保存については、各社とも、財務会計システム内に電子データを取り込む機能が備わっています。取り込んだデータは、電子帳簿保存法の要件に従った様式で保存されるため、手入力による煩雑な管理は不要です。
さらに、各社の財務会計システムには、取り込んだデータをAIが読み取って自動仕訳をしてくれる機能が備わっています。これは、事務処理上、非常に効率的かつ有効です。
もし、まだ財務会計システムを導入されていない企業の場合は、今回の電子帳簿保存法改正をきっかけに、導入を検討するのも良いかと思います。
