今回は経費精算について説明していきたいと思います。よく会社の中で月末近くになると経理担当者から「今月の経費精算の期日は25日までです」などのアナウンスを聞かれてたことはありませんか？どうして月末に経費使った領収書、レシートを集めたりするのか、またどういったものが経費として認められて、認められないものは何か。それらの管理方法はどういった方法が最適なのか？をご紹介していきます。
経費とは
まず、経費精算という言葉の意味を理解していきたいと思います。清算という言葉については簡単なのでニュアンスでおわかりになられるかと思いますが、経費という言葉は以外と大雑把な認識で「営業交通費代」「システム利用代」「会食費」などがイメージされるのではないでしょうか？
経費というのは会社の活動費にかかる費用全般を指し、労務費、材料費などのことになります。経費の対象となるものは以下のものになります。
交通費
旅費であったり、出張の新幹線代、飛行機代、または普段の営業活動で利用する電車代、駐車場代、ガソリン代などになります。
消耗品費
例えば社内で使うコピー用紙、ボールペンなどの文具品、またパソコン、モニターなど10万円以内で納まるものであれば消耗品費として計上することが可能です。中小企業は条件で認められない場合があるので注意が必要です。
接待飲食費
こちらは社外の人との打合せなどを含んだ交際にかかり飲食費用などを接待飲食費として計上するというものになります。基本はその際のレシートがあれば経費として認められるのですが接待飲食費に関してはルールがありますのですべてが経費計上出来るものではないということがあります。
通信費
こちらも会社を運用していく上で必要なインフラといった部分にかかる費用で、インターネット代金、携帯電話などの費用を経費として計上するというものになります。他にも切手代、郵送代などもこれらに含まれます。
福利厚生
従業員の為に、会社が準備する福利厚生にかかる費用も基本は経費として認められます。ただし高額になっているものや、意図などが曖昧で福利厚生として経費計上されているものは通らない場合があります。
経費管理の方法とは？
それでは実際に経費管理の方法について、どの方法が良いのか、考えられるパターンをご紹介いたします。
エクセル
まずは無料で作成が出来る、エクセルの表計算です。今では様々なサイトで経費管理のテンプレートが多く紹介されているので、作成自体に時間がかかることは少なくなってきましたが、やはりエクセルというところで、管理が非常にシビアです。数式が壊れたり、何かの際に上書き保存してしまったりと人為的ミスで致命傷となることもあります。
どうしてもお金を掛けたくない、無料で使いたいという場合は良いのですが、運用上、かなり丁寧に扱わないといけないこともありそれがストレスにもなります。
会計システム
一番オーソドックスのパターンは会計ソフトを利用する。ということです。エクセルに比べるとかなり業務効率が改善されます。システムの管理画面上に数字やテキストを入力していくだけで必要な情報をすべて管理化に置くことができます。エクセルと同じく手入力でするため、人為的なミスは発生してしまいます。
クラウドERP
会計システムをもっと拡張したERPもおすすめです。ERPは基幹システムになりますので、在庫管理、販売管理、財務会計などの数字をすべて一つのシステム上で管理出来るといった優れものになります。エクセルや会計ソフトと比べると費用は高くなりますが、会計処理も管理会計や財務会計システムの代替として利用することも出来るので会社の財務状況が見える化になるので経営判断する材料としても利用が可能です。
またERPには、パッケージタイプ、カスタマイズ可能なタイプと２種あります。基本はパッケージ型である程度利用が出来ると思います。しかし企業によってはカスタマイズをしないと使えないといった場合もあるので導入前に仕様については注意する必要があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は経費管理について記事にしてみました。経費という言葉はよく聞くがどういったものか？という疑問などはこちらの内容でご理解いただけたかと思います。また経費の管理方法については企業によって様々だと思いますが、やはりクラウドＥＲＰのような基幹システムで運用するのが一番安全です。しかしながら費用もかかりますので、あまりお金を掛けたくないということでしたら最低でも安い会計ソフトで管理されることをお勧めいたします。
