こちらの記事では、固定資産管理の基礎と基本を解説ていきます。
固定資産管理を始める方はもちろん、より微妙な仕組みを認識したい方にもお勧めします。
さらに、管理システムをこれから導入を検討される方にも最適です。
固定資産管理とは
固定資産管理とは、固定資産を正確に把握し、費用や税金など予期せぬ出費がないように管理することを意味します。企業には、オフィスや店舗などの不動産、事業で使用する機械設備などの高価な消耗品があります。これらの固定資産を把握することは、活発な事業運営に欠かせません。
固定資産とは
企業が1年にわたって保有する耐久性のある資源は、「有形固定資産」、「無形固定資産」、「投資その他の資産」 に分類されます。
物理的固定資産」は、地形、建物、自動車、工具、設備、机・椅子、コンピュータ、社用車などの現物から構成されています。
計測不能な固定資産」には、ソフトウェア、名声、特許、その他の無形資源が含まれます。投資その他の資産」は、投資有価証券、長期貸付金、出資金などです。
固定資産管理台帳とは
固定資産台帳は、税務申告上、固定資産の取得から廃棄までを時系列で管理する目的で採用されています。
固定資産台帳の主な項目は、取得日、購入価格、金額、管理担当部署などで、このような固定資産管理により、いつ、どのような方法で、いくらで取得したかを迅速に把握することがでできます。
また、管理責任者を明確にすることで、万が一のトラブルの際にも、責任の所在を明確にすることも可能です。
なお、固定資産台帳の整備は義務であるが、その構成要素に規制はありません。
固定資産台帳の整備は義務であるが、その構成要素に規制はないため、記載すべき事項を定め、それに従って規則化することが賢明です。
固定資産管理の目的
固定資産管理の目的のひとつは、劣化の適切な配分です。高額な固定資産を取得した場合、同時に損失として計上されないよう、年単位で計上されるのが一般的だ。また、複数年にわたり法人税を軽減するために減価償却を採用することも、固定資産管理が不可欠な理由の一つです。
また、固定資産管理は、固定資産税を最小化することが可能です。
廃棄された資産に目を配り、不要な固定資産を処分することで、税金を減らし、結果として財政を節約することができるのです。
さらに、適切な固定資産管理は、ビジネスが円滑に機能するために不可欠な資産の最適な利用ができます。
固定資産の管理を怠ると、資産の破損による予期せぬ資金流出や、不正な買い替え、廃棄などが発生する可能性がありますので、資産の交換や廃棄のタイミングを適切に判断することは、企業経営にとって重要です。
固定資産管理の業務内容
固定資産の取得や会計処理
有形固定資産の購入に際しては、社内規程を遵守し、支払を完了した上で記帳を行います。
減価償却資産について、耐用年数や償却率に応じた償却額を計算し、登録する。固定資産は高価であり、長期間使用されるため、購入時には初期費用とランニングコストを考慮し、レンタルやリースなど直接購入に代わる利用可能な方法を検討する必要があります。
固定資産管理台帳の記載
新規に長期投資を行う場合は、固定資産管理台帳に管理・評価するためのデータを入力しておく必要があります。固定資産管理台帳と並行して、レンタルを利用する場合は「リース資産台帳」を作成します。
リース資産台帳には、賃借期間、支払額、支払間隔、一次支払リース料、賃借開始・終了時刻などが記録され、管理されています。
多くの事業所では、固定資産記録や資産書類をエクセルで管理しているが、固定資産管理の仕組みや財務会計のできるシステムを取り入れることで、他のソフトとの組み合わせもあり、信頼できる部門の労力を削減することができますので、生産性を向上させたいのであれば、固定資産管理システムへの投資を検討してみてはいかがだろうか。
管理ラベルの貼付
固定資産管理システムでは、現物資産を監視するために、機械やギアに貼り付ける資産番号を明記した管理ラベルのような識別子を発行することができます。
最近では、多くの組織がバーコードリーダーで読み取るバーコード管理ラベルを使用して、迅速な在庫管理を行っています。さらに、これらの管理ラベルやバーコードラベルを作成するための専用ソフトウェアもあります。
固定資産の棚卸・現物実査
長期的な資源については、固定資産の記録とその資産の真の状態を照合するために、在庫検査の際に時折、材料検査が行われます。
このように、簿記監査の領域における監査制度は、現地に存在する実質的な資源の調査も含んでいます。
これは、単に公認会計士や他の監査人の仕事である必要はありませんが、適切な固定資産監督のために、会計部門によって義務付けられています。
カタログ調査では、固定資産の移設・売却・撤去が、固定資産台帳に正確に記載されているかどうかを調査します。
また、固定資産が無断で廃棄されていないか、企業にとって未知の資源が余分に含まれていないかを判断し、権限識別子が付与された固定資産については、権限名の表記と照合し、現物確認を行います。
固定資産の除却や移動
固定資源は、価値ある存在の終わりを迎えるか、実用的な存在の終わりを迎えると消滅します。
しかし、否認されるまでは、会計上、「除却」とされる。除却」とは逆に、資産を処分することで、もう使わないということを帳簿上確認します。
除却は、固定資産管理の一面で、固定資産の移行を明らかにし、新しい職場の官公庁に償却資産税を支払うことも、固定資産管理の範囲に含まれます。
典型的な例としては、事務所の移転が挙げられます。主たる事務所と並行して、製造工場や販売代理店を移転することも、固定資産の移転とみなされるのです。
まとめ
固定資産は、調達から機能、廃棄に至るまで、さまざまなプロセスで活用されています。
各段階の所有物を正しく記録し、その現状を可能な限り正確に認識することは、固定資産ガバナンスの重要な責務です。
手間のかかる作業ではあるが、現在の固定資産管理技術では、安価でアクセスしやすく、所有物の状態を詳細に観察することが可能になっており、資産管理を統括される方は、このような快適な仕組みに対応できるクラウドERPや会計システムを導入を検討されてはいかがでしょうか。
