領収書を電子化するメリットとは?

領収書を電子化する メリットとは? 財務会計システム
領収書を電子化する メリットとは?

領収書は、商品やサービスの交換が行われたことを示す具体的な証拠であり、通常、取引に関するいくつかの詳細が記載されています。領収書を電子化すると、紙に印刷された領収書を受け取るよりも多くの利点があります。この記事では、領収書を電子化するメリットについて詳しく説明し、領収書を電子化することで会計業務や経費精算をどのように改善できるかを解説します。

デジタル化された領収書

領収書のデジタル化は、紙の領収書のような物理的な文書を、Portable Document Format(PDF)などのデジタルフォーマットに変換する、簡単なプロセスです。多くのシステムが「デジタル領収書」システムをサポートしていますが、資料は通常、スキャンされます。デジタル化された文書はクラウド上に保存され、どこからでも簡単にアクセスすることができます。また、会計や分析など、情報を必要とする個人と安全に共有することができます。

領収書電子化のメリット

  1. 効率性の向上:領収書をデジタル化することで、紙の領収書よりも大幅に効率化できます。無限にある紙の領収書を整理するよりも、デジタル版を簡単に検索して見つけ、共有できるため、時間を大幅に節約できます。
  2. 正確性の向上:領収書をデジタル化することで、紙の領収書にありがちな手書きのミスの可能性を排除することができます。これにより、すべての領収書に正確な内容が記載されるようになります。
  3. 環境にやさしい:紙の領収書は、製造に大量のエネルギーを必要とするため、環境に悪影響を及ぼします。領収書を電子化することで、この問題を回避し、地球の保護に貢献します。
  4. コスト削減:領収書の電子化により、大幅なコスト削減が可能です。印刷代や送料など、紙のコストを省くことで、コスト削減につながります。

領収書の電子化で経理業務の改善へ

領収書をデジタル化することで、会計書類の処理と承認を簡素化し、より迅速でスムーズなワークフローを実現することができます。デジタル領収書の使用は、承認プロセスを自動化するのに最適な方法です。サインオフが必要な場合は、全員に通知されるようにすることができます。Envoiceを使って経費報告書を承認ワークフローに送るだけで、本人に自動メール通知が送られます。経費報告書の領収書を大量に処理する場合、ワークフローのスピードと効率を自然に向上させる領収書スキャナーが必要です。

領収書の電子化による経費精算の簡素化

領収書を電子化することで、経費精算の簡素化も実現できます。報告書は買掛金担当者に送られます。この時点で、会計システムのワークフローでは、経費報告書は買掛金担当者に送られ、計上されることになります。報告書が計上されると、経費の支払いを設定することができます。買掛金担当者は、従業員が期限内に支払いを受けることを保証する責任があります。領収書は確認され、承認されます。領収書を電子化することで、このプロセスを大幅に短縮することができ、従業員への支払いを迅速に行うことができます。

まとめ

領収書を電子化するメリットは数多くあります。領収書を電子化することで、時間の節約、エラーの排除とコストの削減、承認プロセスの迅速化、経費精算プロセスの円滑化と迅速化が可能になります。全体として、領収書の電子化は会計と経費管理のプロセスを改善し、効率と節約をもたらすのに役立ちます。会計ソフトやクラウドERPを活用して会計処理のDX化をすすめていきましょう。